Een functioneringsgesprek is met nadruk geen managementtool, het is een medewerkertool. 

Een belangrijk gesprek tussen de medewerker en de leidinggevende met als doel, het strategisch blijven verbeteren en optimaliseren van het functioneren van de medewerker en de onderlinge samenwerking.

Dit artikel is mij ingegeven door een gesprek wat ik onlangs had met een groep leidinggevenden, die vond dat het functioneringsgesprek een overgewaardeerd instrument is geworden en rijp is voor vervanging. Is dat zo?

Enkele statements die door deze groep werd uitgesproken:

-     Iedereen heeft er een hekel aan

-     Het functioneringsgesprek als excuus om de rest van het jaar niet meer met elkaar om de tafel te hoeven

-     Het functioneringsgesprek is te gestructureerd en te formeel

-     Het loopt altijd uit op een beoordelingsgesprek

-     Het gaat vaak meer over de vorm dan over de inhoud

-     We hebben geen tijd voor dit soort zaken

-     Het voeren van deze gesprekken is meer een jaarlijks ritueel dan anders wat

De achtergronden

Het functioneringsgesprek is een belangrijk instrument voor de leidinggevende, maar vooral ook voor de medewerker. Met de informatie namelijk die verkregen wordt,  kunnen o.a. de volgende punten in kaart worden gebracht t.a.v. de medewerkers:

*  Het creatieve potentieel 

*  Flexibiliteit

*  Persoonlijke ontwikkeling

*  Betrokkenheid

*  Carrière ontwikkeling     

Op zich heel belangrijke thema’s, maar misschien nog wel belangrijker zijn de volgende:

Hoe ziet de medewerker:

-        zichzelf

-        de direct leidinggevende /directeur

-        zijn/haar functie

-        de afdeling en het bedrijf

-        zijn/haar professionele toekomst

En, de marges die de medewerker ziet om het als persoon en als bedrijf morgen nog beter te doen dan vandaag.

Hieruit blijkt, dat het functioneringsgesprek in het geheel geen procedure op zich is, maar een belangrijke routine die een consequent en toekomstgericht handelen vraagt van de organisatie.

De drempels lijken dan ook hoger te zijn om succesvol functioneringsgesprekken te voeren, voornamelijk als blijkt dat de concrete opvolging moeizaam verloopt.

In z’n algemeenheid kunnen we daarom stellen dat medewerkers alleen succesvol kunnen werken, als ze uitgenodigd worden om voldoende (zelf)kritiek uit te oefenen op hun eigen handelen, waardoor voldoende afstand en objectiviteit ontstaat ten aanzien van het eigen functioneren in relatie tot dat van collega’s, leidinggevenden en de organisatie.

De ideeën en de creativiteit, voortkomende uit het functioneringsgesprek, moeten dan ook door de leidinggevende serieus en opbouwend gezien worden.

Succesvolle ondernemingen onderscheiden zich van minder succesvolle, met name door de uitdagingen die binnen het bedrijf voor de mensen aanwezig zijn.

Leidinggevenden zijn hierin van onschatbare waarde, mits ze met mensen om kunnen gaan…… en helaas, daar ontbreekt het nog wel eens aan!

Het doel van het functioneringsgesprek, moet gericht zijn op de toekomst van de medewerker, en het doel van een organisatie om deze gesprekken te voeren, dient gericht te zijn op het optimaal profiteren van de aanwezige kennis en ideeën en het kunnen volgen van de ontwikkelingen bij haar medewerkers.

Uiteindelijk is de medewerker de grootste investering van het bedrijf die tevens verantwoordelijk en bepalend is voor cultuur, werksfeer en succes van het bedrijf.

Goede voorbereiding        

Het succes van een effectief en resultaatgericht functioneringsgesprek hangt in belangrijke mate af van een goede voorbereiding.

Het niet voorbereiden van zo een belangrijk gesprek getuigt namelijk van lichtzinnigheid!

Of we goed voorbereid zijn kunnen we altijd controleren door aan onszelf de vraag te stellen:

·       Wat is het concrete doel wat ik wil bereiken?

·       Waarom is dit belangrijk voor mijn medewerker?

De juiste instelling            

Alleen wanneer je als leidinggevende hierop overtuigende antwoorden hebt gevonden, weet je dat je het gesprek met de juiste instelling tegemoet gaat.

Deze instelling helpt om de juiste woordkeuze te gebruiken en daarmee de gespreksomstandigheden optimaal te houden.

Dit is belangrijk, omdat het doel wat gekozen is sterk uiteen kan lopen, bijvoorbeeld van het uitbouwen van  bestaande taken en werkzaamheden (carrièreplanning) tot juist het tegenovergestelde, dat we afscheid van elkaar moeten gaan nemen.

Ook in dit laatste geval is het belangrijk niet enkel ónze overwegingen vanuit onszelf, de afdeling of het bedrijf te motiveren, maar ook de betreffende medewerker te laten inzien dat een toekomst elders voor hem/haar meer perspectief biedt.

Indien we dit als onderwerp bespreken, praten we over een situatie waarin vanuit het perspectief van, bouwen aan elkaar, de ander wordt geadviseerd dat de keus om binnen de organisatie te blijven werken, hij/zij zijn/haar ontwikkelingspotentieel zou stagneren.

Hans Oelen